이번 포스팅에서는 많은 회사에서 사용하고 있는 WMS 및 EDI 개발 시 필요한 물류정보를 담은 시스템의 구성요소에 대해서 작성해보려고 합니다. 제품의 운송, 보관, 하역, 포장 등 물류기능의 원활한 수행에 도움을 주는 물류정보는 화주와 운송업자, 창고운영인 등과 함께 공유하여 최적의 물류효율을 이끌어내는데 도움을 주어야 합니다.
1. 물류정보시스템의 구성
물류정보시스템은 여러가지 개별적인 물류정보를 하나로 묶는 시스템입니다.
1) 물류정보시스템의 필요성
물류정보시스템을 통해 우리는 요소들 사이에 발생하는 문제점들을 해결하고 최적화를 하는데 도움을 받을 수 있습니다. 예를 들어 고객클레임이 발생했을 경우 운송, 창고 보관, 재고 단에서의 프로세스 별 문제점을 쉽게 찾을 수 있고, 창고 보관에서 운송 단계에서 최적의 프로세스를 찾는데 도움을 받을 수 있습니다.
2) 물류정보시스템의 구성요소
물류정보시스템의 구성요소는 크게 수주처리시스템, 재고관리시스템, 창고관리시스템, 수송배송 관리시스템, 물류관리시스템으로 나눌 수 있습니다. 나아가 물류에서 결정을 해야하는 의사결정지원시스템도 선택적으로 채택하기도 합니다.
2. 수주처리시스템
수주처리시스템은 Order Processing System을 의미하는 단어로 모든 거래활동의 출발점으로 인지하면 됩니다.
1) 정의
수주처리시스템의 정의는 고객의 주문을 받는 시스템입니다. 해당 단계가 실수 없이 빠르게 진행된다면 주문 오류를 막을 수 있고 배송단계로 정보전환이 빠르게 진행되어 고객이 제품을 바로 받을 수 있기도 합니다.
2) 수주처리시스템의 종류
수주처리시스템은 최근 많은 기업에서 자동화 되어 시스템으로 바로 입력되는 기술을 많이 도입했습니다. 그러나 아직 영세한 고객이 많은 회사의 경우 주문서를 메일 등으로 전달하거나 판매원을 통해 발주를 넣기도 합니다. 혹은 웹사이트에 방문하여 직접 주문을 처리하는 경우도 있습니다.
3) 수주처리시스템의 향후 발전방향
수주처리시스템은 자동화라는 큰 틀 아래에서 두 가지 포인트에 영향을 줄 수 있습니다. 첫 번째는 재고 관리입니다. 고객의 주문이 자동으로 넘어올 경우 미리 발생하는 재고 부족을 확인해 생산에 반영할 수 있도록 합니다. 두 번째는 비용 절감입니다. 자동화된 수주처리시스템은 더이상 오더를 입력하는 인력이 필요없어짐을 의미합니다. 또한 송장 등의 발행도 자동으로 진행될 수 있기 때문에 이 부분의 인력도 감축시킬 수 있습니다. 그러나 이러한 정보는 시스템 오류가 발생할 경우 취약하다는 단점도 있으며 긴급 주문에 대해 처리가 어려운 점도 있습니다.
3. 재고관리시스템
재고관리시스템은 정확한 재고의 파악을 돕는데 필수요소입니다.
1) 재고관리시스템의 정의
재고관리시스템은 정확한 재고 파악을 통해 생산계획을 사전에 파악하고 적정재고를 유지해 회사의 비용절감에 도움을 주는 시스템입니다.
2) 재고관리시스템의 핵심요소
재고관리시스템의 핵심요소는 재고의 정확성입니다. Batch나 Lot 등 회사에서 관리하는 재고 관리의 단위 별 확실한 재고의 정확성을 이끌어내는데 도움을 줍니다. 또한 재고의 입출고 기록을 담아 제품의 history를 명확하게 파악해 이슈가 발생했을 경우 원인 및 리콜 등의 리버스 물류를 진행하는데도 도움을 줍니다.
3) 재고관리시스템의 향후 발전방향
기존 재고관리시스템이 단순한 재고의 정확성 파악에만 집중했다면, 이제는 적정재고를 계산하고 이를 관리하는 단계까지 나아가야 합니다. 또한 유통기한 임박으로 인한 불필요한 재고를 사전에 파악하고 이를 조기처리할 수 있는데 알림을 주는 기능까지 회사의 비용을 절감하는데 도움을 주는 방식으로 나아가고 있습니다.
4. 창고관리시스템
창고관리시스템은 생산계획과 구매계획시스템과 연관되어 있습니다. 크게 아래 4가지의 정보를 다루는 단계로 이해하시면 됩니다.
1) 입고정보
창고에 입고되는 화물의 위치, 입고정보 등의 입력을 하는 단계입니다. 명확한 제품의 수량과 단위 그리고 제품이 입고되는 위치를 명확하게 기입하여 제품의 분실을 막는데 도움을 줍니다.
2) 재고정보
제품의 품목별, 화주별 보관관리 정보입니다. 현재 창고 내에 보관 중인 재고는 어떤 품목들인지, 창고 운영인이라면 어떤 화주의 제품이 어디에 보관되고 있는지 보관 시 다른 특이사항은 없는지 등을 확인하는 정보를 제공합니다.
3) 출고정보
제품의 출고명령이 떨어졌을 때 재고의 위치와 수량, 그리고 잔여 재고 등 확인해야 하는 정보와 함께 배송계획에 관한 정보를 작성합니다.
4) 창고관리정보
재고가 창고 내 다른 공간으로 이동되었을 때 확인하는 정보입니다. 제품의 명확한 이동경로를 통해 분실을 막는데 도움을 줍니다.
5. 물류관리시스템
물류관리시스템은 고객이 주문한 오더에 대해서 효율적으로 제품이 배송될 수 있도록 도움을 주는 시스템입니다.
1) 계획
물류네트워크의 설계 및 고객서비스수준 결정, 물류시설배치계획 등 제품 배송 전 계획을 세워주는 단계입니다. 이러한 계획이 정확히 이루어지면 최적의 배송을 할 수 있게 됩니다.
2) 실시
완제품의 경우는 영업 및 마케팅, 원부자재의 경우는 생산팀에 올바른 배송정보를 전달하는 통합 물류체계를 수행합니다.
3) 평가
재고량의 변동은 없는지 물류시설의 가동률은 어느정도인지, 물류비 및 서비스수준은 어느정도였는지 실시 단계에서 진행된 것들을 평가하는 단계입니다. 이 때 개선사항이 발견되면 이에 맞춰서 변화를 주어야 합니다.